ניהול זמן: העיקרון החשוב ביותר לאפקטיביות אישית

לא קל להיות סטודנט, כי עליך ללמוד במשרה מלאה במקביל לעבודה. האם גם אתם טובעים בים המשימות ואף פעם אין לכם מנוחה? במאמר זה אציג את העיקרון החשוב ביותר לניהול זמן, שיכול לשנות את חייכם.

 

 

ניהול זמן הוא אחד הנושאים שנכתבו עליו הכי הרבה ספרים בתחום ההתפתחות האישית. גם אני הצגתי שיטות ניהול זמן בספרי "ללמוד בגדול: המדריך המעשי לסטודנטים להצלחה בלימודים", כיוון שהגעתי למסקנה שאי אפשר להפריד את הלימודים מחיי הסטודנט. אם סטודנט חי בלחץ זמן קבוע ותמיד "אין לו זמן" ללמוד, שיטות הלמידה שלי לא שוות כלום. הסיבה שפירטתי בספרי כל כך הרבה שיטות להגברת האפקטיביות האישית, היא כדי לסייע לסטודנטים לפנות כמה שיותר זמן ללמידה בנחת.

בכל זאת, חשבתי לעצמי: אם הייתי צריך לתת עצה אחת מתוך כל מה שאני יודע על ניהול זמן, מה הייתי אומר? מהי עצת הזהב שלי לניהול זמן? את התשובה שלי תקראו עכשיו.

 

עיקרון היסוד בניהול זמן: תעדוף, תעדוף, תעדוף

הדבר החשוב ביותר בניהול זמן הוא שתקבעו סדרי עדיפויות בחיים שלכם. לא מדובר ב"to do list" להיום או לשבוע, אלא במדיניות אסטרטגית שתקבע את החיים שלכם בתקופה הזו. תחשבו שהחיים שלכם הם חברה בע"מ ואתם מנכ"ל החברה. תפקידכם כמנכ"ל הוא קודם כל לקבוע סדרי עדיפויות לחברה ולהחליט על מדיניות כללית. אחר כך תפקידכם לוודא שהמדיניות שלכם מיושמת בכל המחלקות. עשו זאת גם בחיים שלכם: קבעו סדרי עדיפויות והתנהלו לפיהם.

הכוונה היא פשוטה: בחרו שלושה או ארבעה נושאים שאתם רוצים להתמקד בהם בחיים שלכם, והתמקדו בהם בלבד. את אותם שלושה או ארבעה נושאים דרגו לפי סדר עדיפויות, והרי לכם מדיניות כללית בחיים שלכם. כדי לעשות זאת, רשמו על דף את כל הנושאים האפשריים שאתם רוצים וצריכים להתעסק בהם בתקופה הזו בחייכם. דוגמה לרשימה:

  1. לעבוד
  2. ללמוד
  3. לבלות כמה שיותר
  4. לרדת במשקל
  5. ללכת לקורס יוגה
  6. להתנדב למען הצלת כדור הארץ
  7. לחפש בן/בת זוג
  8. ללמוד פורטוגזית
  9. לבלות זמן עם המשפחה
  10. להיות פעיל בפורום סטודנטים למען השלום.

מתוך הרשימה ההיפותטית הזו,  בחרו כמה נושאים בודדים שבהם תתמקדו, וצמצמו באופן משמעותי או וותרו על כל השאר. מן הסתם, לימודים ועבודה יהיו בכל רשימה, אבל מה עוד? אתם לא יכולים גם ללמוד יוגה, גם ללמוד ספרדית, גם להתנדב למען כדור הארץ וגם לפעול למען השלום – אתם חייבים לוותר על חלק, ולצמצם באופן משמעותי את האחרים.

ויותר הכרחי: מה יהיה דירוג העדיפויות של הרשימה? מה יותר חשוב לכם – לימודים או עבודה? למצוא בן/בת זוג או להתנדב? ללמוד ספרדית או יוגה? קבעו לכם סדר עדיפויות עם החלטה ברורה על דירוג העדיפויות שלכם מהחשוב ביותר לחשוב פחות. ההחלטות האלו משמעויות מאוד, במטרה שסדר העדיפויות שתקבעו יכוון את חייכם.

אנו חיים בעידן שבו יש אינסוף אפשרויות להתפתחות אישית, לתעסוקה, לפנאי, להיכרויות, להתנדבות, ללימודים, לבילויים, ולכל דבר. למרות שיש היום יותר מכשירי התייעלות מאי פעם, אנו יותר ויותר חסרי נשימה וחסרי זמן. אין לנו ברירה אלא לבחור כמה נושאים בודדים שבהם נתמקד ולוותר על כל השאר. כמובן, סדר העדיפויות שתקבעו לעצמכם אינו לנצח, אלא לתקופה הקרובה. מדי תקופה עצרו ובחנו שוב את סדר העדיפויות שלכם ואם צריך, שנו אותו.

 

ניהול זמן: להחליט מה לא לעשות

בדרך כלל כשמדברים על ניהול זמן עולה הצורך לארגן רשימה יומית של משימות ("to do list"). אבל, כמו שחשוב להחליט מה לעשות, חשוב עוד יותר להחליט מה לא לעשות. סטודנטים רבים חיים בלחץ אטומי כי הם מעמיסים על החיים שלהם יותר מדי דברים: גם לימודים, גם בילויים, גם עבודה, גם פרויקט צד, גם ויכוחים בפייסבוק וגם ניסיון להוריד במשקל. בחשבון פשוט יוצא פעמים רבות שביצוע כל הפעילויות אמור למלא 150% או 200% מהזמן. במצב כזה לא פלא שהחיים נראים כמו סופה קבועה.

אתם יכולים להכפיל את הזמן הפנוי שלכם, בכך שתפסיקו לעשות דברים. עליכם פשוט לוותר על דברים מסוימים שאתם עושים היום, ומיד יהיה לכם הרבה יותר זמן. כפי שאומר רורי וויידן שחיבר את הספר "procrastinate on purpose", אם אתם רוצים יותר זמן, הצעד הראשון הוא להחליט מה אתם מפסיקים לעשות. אנשים היום טרודים בהרבה עיסוקים, ועל חלקם הם יכלו לוותר בקלות. הצעד השני הוא להחליט מהם הדברים שאתם דוחים. למרות שאתם אוהבים לעשות אותם אתם מחליטים במודע לדחות אותם לזמן עתידי לא ידוע. במקרים כאלו מדובר בדחיינות חיובית, כזו שתגדיל את האפקטיביות שלכם.

אם כן, הדבר החשוב ביותר בניהול זמן הוא להחליט על סדרי עדיפויות בחיים שלאורם תיקבע חלוקת הזמן שלכם. מעיקרון זה נגזר באופן ישיר שעלינו להחליט מה אנו מפסיקים לעשות. קביעת סדרי עדיפויות אינה דבר קל, וצריך חוכמה רבה כדי לקבל החלטות נכונות. בספרי "ללמוד בגדול: המדריך המעשי לסטודנטים להצלחה בלימודים" הצגתי מספר מודלים המסייעים לקביעת סדרי עדיפויות בחיים, כגון מודל "חשוב ודחוף" של סטיבן קובי, שיטת ABC ועיקרון 80/20. עם זאת, גם קביעת סדרי עדיפויות בחייכם ללא כל שיטה, תשפר את האפקטיביות שלכם פלאים.

 

מהו הדבר המשפיע ביותר? 

לאחר שקבעתם סדרי עדיפויות בחייכם, יש בידכם מצפן. סדרי העדיפויות שלכם הם המצפן שלאורו תכוונו את היומיום שלכם. כשאתם מחליטים על סדר יום -סדרי העדיפויות יאירו את דרככם. כשאתם מסופקים האם זהו הדבר הנכון לעשות – סדרי העדיפויות שלכם יענו את התשובה. כל שאלה בנושא ניהול זמן תוכרע לאורם.

והנה שאלה אחת ויחידה שתסייע לכם להיות הרבה יותר אפקטיביים במהלך היום. מתוך שלל המשימות העומדות לפניכם, שאלו את עצמכם: "מהי המשימה שתגרום להשפעה הגדולה ביותר?" או במילים אחרות: "מהי המשימה שתביא לשינוי המורגש ביותר?" התמקדו במשימה המשפיעה ביותר ועשו אותה. השאלה הזו צריכה להישאל תמיד, ובכל יום ושעה התשובה עליה משתנה. השאלה הזו בכוחה למקד אתכם בדברים החשובים ביותר ולהפוך אתכם לאפקטיביים בהרבה.

לסיכום, הדבר החשוב ביותר בניהול זמן הוא להחליט באופן אסטרטגי על סדרי עדיפויות בחיים. חלק בלתי נפרד מכך הוא להחליט מה להפסיק לעשות ומה לדחות. ובכל יום, התמקדו תחילה במשימה שתגרום להשפעה הגדולה ביותר.

 

השאר תגובה